Comment franciser votre entreprise pour éviter les plaintes à l’OQLF ?

Face à la mise en application de la Loi 96, de nombreux dirigeants d’entreprise au Québec ressentent une pression croissante. La crainte des plaintes à l’Office québécois de la langue française (OQLF) et des amendes qui peuvent en découler est bien réelle. Pour beaucoup, la réaction initiale est de se concentrer sur les aspects les plus visibles : traduire une enseigne, s’assurer que l’accueil se fait en français, ou réviser la documentation marketing. Ces actions, bien que nécessaires, ne sont que la pointe de l’iceberg et reposent souvent sur une compréhension superficielle des nouvelles exigences.

Le véritable enjeu de la Charte de la langue française n’est pas simplement une question de traduction. Si la clé de la conformité ne résidait pas dans des actions isolées, mais dans une approche systémique ? La Loi 96 exige une refonte stratégique qui va bien au-delà de la façade. Il s’agit moins de « traduire » que d’intégrer le français comme un véritable réflexe opérationnel documenté au cœur de votre culture d’entreprise. Cela touche tout, des contrats d’adhésion et des logiciels utilisés par votre équipe informatique, jusqu’à la manière dont vous rédigez un simple avenant de contrat.

Cet article n’est pas une simple liste de règles juridiques. C’est un guide stratégique conçu pour les dirigeants. Nous allons décomposer les exigences complexes de la Loi 96 en actions concrètes et pragmatiques. Vous découvrirez comment transformer cette obligation légale en un avantage concurrentiel, en renforçant votre ancrage sur le marché québécois et en sécurisant vos opérations contre les risques de non-conformité. De la gestion des contrats bilingues à la préparation de votre conseil d’administration, nous vous fournirons une feuille de route pour une francisation réussie et sereine.

Pour ceux qui préfèrent un format condensé, la vidéo suivante résume l’essentiel des points abordés dans notre guide. Une présentation complète pour aller droit au but.

Pour naviguer efficacement à travers les différentes facettes de cette démarche de conformité, cet article est structuré en plusieurs sections clés. Chaque partie aborde un aspect spécifique des obligations de francisation, vous offrant des conseils pratiques et des exemples concrets pour vous guider.

Clause bilingue ou contrat traduit : quelles sont les nouvelles exigences strictes ?

L’une des modifications les plus importantes de la Loi 96 concerne les contrats dits « d’adhésion » (ceux dont les clauses essentielles ne sont pas négociables, comme les contrats de service, les baux commerciaux ou les conditions d’utilisation) et les contrats de travail. Auparavant, il suffisait d’inclure une clause standard stipulant que les parties acceptaient que le contrat soit en anglais. Aujourd’hui, cette approche est caduque et risquée. La loi exige désormais que vous présentiez systématiquement la version française du contrat en premier. Ce n’est qu’après que le cocontractant a pris connaissance de cette version qu’il peut, de sa propre initiative, demander une version anglaise.

Cette « volonté expresse » de contracter en anglais ne peut plus être présumée ou simplement cochée dans un formulaire. Elle doit être active, explicite et, surtout, documentée. En cas de contrôle de l’OQLF, la charge de la preuve vous incombe. Vous devez être en mesure de démontrer, sans l’ombre d’un doute, que la version française a bien été fournie et que la demande pour la version anglaise émane de l’autre partie. Sans cette preuve, le contrat pourrait être jugé non conforme, et le cocontractant pourrait exiger l’annulation de certaines clauses, voire des dommages-intérêts.

Cette rigueur s’applique également aux grandes entreprises fédérales qui, historiquement, opéraient majoritairement en anglais au Québec. Conscient de cet enjeu, de nombreuses institutions financières et entreprises de télécommunications ont déjà entrepris des démarches de francisation volontaires pour s’aligner sur l’esprit de la loi, bien avant que celle-ci ne devienne plus contraignante. C’est une démarche proactive qui minimise les risques légaux et renforce leur légitimité sur le marché québécois.

Bonjour-Hi ou Bonjour : comment accueillir les clients sans enfreindre la loi ?

La question de l’accueil bilingue est devenue un symbole des débats linguistiques au Québec. La Loi 96 ne bannit pas explicitement le « Bonjour-Hi », mais elle renforce le principe selon lequel le service doit être naturellement et prioritairement offert en français. L’enjeu n’est pas l’interdiction d’un mot, mais l’obligation d’établir une norme de service où le français est la langue d’accueil par défaut. Un simple « Bonjour » est la pratique la plus sûre et la plus conforme. L’anglais ne devrait intervenir que si le client en manifeste le besoin.

Ce principe s’inscrit dans un contexte où l’usage du français au travail a montré des signes de faiblesse. Selon une recension de l’OQLF, l’usage exclusif ou prédominant du français a reculé de 77,9 % à 71,9 % dans les entreprises de compétence fédérale au Québec entre 2006 et 2016. La Loi 96 vise précisément à inverser cette tendance. Pour une entreprise, cela signifie former le personnel de première ligne à adopter ce réflexe d’accueil unilingue francophone. L’interaction doit être chaleureuse et professionnelle, démontrant que le français est la langue normale et attendue du service.

L’exemple de L’Équipe Spectra, organisatrice des Francos de Montréal, est particulièrement éclairant. Suite à des reportages médiatiques sur l’usage de l’anglais, l’OQLF a mené une enquête. Bien que l’Office ait conclu à une situation ponctuelle, l’entreprise a pris une mesure proactive significative : la création volontaire d’un comité de francisation. Ce comité, composé de travailleurs et de membres de la direction, a désormais la responsabilité de s’assurer que le français demeure la langue de travail, une initiative qui va bien au-delà de la simple directive d’accueil.

Anglais ou français : avez-vous l’obligation de fournir Windows en français à vos TI ?

La Loi 96 consacre un droit fondamental pour les employés : celui de travailler en français. Cette obligation s’étend bien au-delà des communications et des réunions ; elle inclut les outils de travail quotidiens, y compris les systèmes d’exploitation comme Windows, les logiciels et les applications internes. Si un employé en fait la demande, vous avez l’obligation de lui fournir un environnement de travail entièrement en français. Pour une équipe de TI habituée à opérer en anglais, cela peut représenter un défi logistique et culturel majeur.

Il ne s’agit pas seulement d’installer une version française du logiciel, mais de s’assurer que le support technique, la documentation et les formations associées sont également disponibles en français. L’approche la plus prudente est d’adopter le français comme langue par défaut pour tous les nouveaux postes de travail et de planifier une migration pour les postes existants. Comme le souligne une conseillère de l’OQLF dans une entrevue avec le magazine Grenier aux nouvelles :

Il faut surtout comprendre que le rôle de l’OQLF, c’est d’accompagner les entreprises dans leur démarche de francisation, et de les aider à trouver des solutions adaptées à leurs besoins.

– Conseillère de l’OQLF, Grenier aux nouvelles

Les obligations de francisation varient cependant en fonction de la taille de votre entreprise. Le calendrier de conformité et les exigences, comme la création d’un comité de francisation, ne sont pas les mêmes pour une PME de 30 employés et une grande corporation.

Ce tableau résume les principales obligations et échéances à retenir pour les entreprises visées par les nouvelles dispositions.

L’erreur de documentation qui retarde votre certification de 6 mois

Obtenir un certificat de francisation n’est pas une simple formalité administrative ; c’est le résultat d’un processus rigoureux où la documentation est reine. L’erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse en temps, est de se concentrer sur la mise en place d’actions de francisation sans documenter méticuleusement chaque étape. L’OQLF ne se contente pas de vos affirmations ; elle exige des preuves tangibles. Un manque de documentation peut facilement retarder votre processus de certification de plusieurs mois, vous laissant dans une situation de non-conformité précaire.

Le constat est alarmant : selon des données obtenues par Le Devoir en 2024, à peine 15 % des quelque 20 000 entreprises de 25 à 49 employés visées par les nouvelles obligations s’étaient inscrites auprès de l’OQLF. Ce retard suggère une méconnaissance profonde des exigences, notamment en matière de documentation. Chaque formation linguistique offerte, chaque logiciel traduit, chaque réunion du comité de francisation doit faire l’objet d’un suivi écrit, daté et archivé.

Considérez votre dossier de francisation comme un audit interne permanent. Vous devez être capable de produire, à tout moment, un portrait fidèle et vérifiable de vos efforts. Penser que vous pourrez rassembler ces informations à la dernière minute est une illusion qui mène souvent à des oublis et à des rejets de la part de l’Office. La clé est d’intégrer la documentation à vos processus dès le départ.

Logo anglais ou descriptif français : quand devez-vous modifier votre enseigne extérieure ?

L’affichage extérieur est la vitrine de votre entreprise et l’un des points les plus scrutés par l’OQLF et le public. La règle concernant les marques de commerce a été considérablement durcie avec la Loi 96. Si votre entreprise opère sous une marque de commerce uniquement en anglais (ex: « Best Buy »), vous avez désormais l’obligation d’ajouter un descriptif en français (un générique ou un slogan) qui assure une « prédominance visuelle nette » du français sur votre enseigne.

Cette prédominance n’est pas qu’une question de taille de police. Elle est évaluée globalement : le texte français doit être nettement plus visible. Cela peut signifier un espace deux fois plus grand, un meilleur éclairage ou une position plus centrale. Comme le précise l’avocat Jean-Philippe Mikus à La Presse, « un commerce qui a une enseigne faite sur mesure avec de l’éclairage devra investir dans une qualité équivalente pour le texte additionnel ». Une simple pancarte en vinyle à côté d’un logo lumineux ne suffira pas. L’investissement peut donc être conséquent.

Les exemples d’entreprises ayant dû s’adapter ne manquent pas. De grands détaillants comme Best Buy, Walmart et Costco ont été confrontés à des poursuites pour leur affichage. Canadian Tire a dû ajouter « Le marchand de confiance » et Second Cup est devenu « Les cafés Second Cup ». Même des entreprises emblématiques comme Air Canada ont reçu des amendes pour des manquements. Il est donc clair que ni la taille ni la notoriété n’offrent d’immunité. Cette règle s’applique à tous et requiert une planification budgétaire et créative pour modifier l’image de marque de manière conforme et esthétique.

Temps plein ou partiel : comment rédiger l’avenant au contrat pour éviter les litiges ?

La gestion des ressources humaines est un autre pilier de la conformité à la Loi 96. Toute communication écrite destinée à vos employés, y compris les plus routinières, doit être en français. Cela inclut les offres d’emploi, les promotions, les mesures disciplinaires et, bien sûr, les avenants au contrat de travail. Même pour un changement apparemment mineur, comme le passage d’un poste à temps plein à un poste à temps partiel, l’avenant doit être rédigé prioritairement en français.

Comme pour les contrats d’adhésion, si un employé souhaite obtenir une version anglaise de son avenant, il doit en faire la demande expresse après avoir reçu la version française. Il est crucial de documenter cette demande pour vous protéger. Omettre cette étape et fournir directement un avenant en anglais, même si l’employé est anglophone et que c’était la pratique habituelle, vous expose à des litiges. L’employé pourrait contester la validité de l’avenant en arguant que ses droits linguistiques n’ont pas été respectés.

Pour sécuriser vos pratiques RH, chaque avenant devrait inclure des clauses spécifiques qui renforcent votre conformité. Voici les points essentiels à ne pas oublier :

• Rédaction prioritaire en français : L’avenant initial doit toujours être le document français.
• Clause de reconnaissance : Intégrez une phrase confirmant que la langue française est la langue officielle du contrat et de ses modifications.
• Preuve de lecture : Une mention précisant que les parties ont pris connaissance de la version française est fortement recommandée.
• Conformité des outils : Si le changement de poste implique de nouveaux logiciels ou outils, précisez que ceux-ci seront conformes aux exigences linguistiques.
• Archivage : Conservez une copie signée de l’avenant en français et de toute demande de version anglaise dans le dossier de l’employé.

Traduction ou adaptation : comment votre nom de marque sonne-t-il en anglais ?

La francisation de votre entreprise ne se limite pas à la conformité légale ; elle touche également à la perception de votre marque. Si votre nom de marque est en français, avez-vous réfléchi à sa sonorité et à sa signification pour un public anglophone, que ce soit au Québec ou à l’international ? Une simple traduction littérale peut parfois être maladroite, prêter à confusion ou même avoir des connotations négatives. L’enjeu est de passer de la traduction à l’adaptation culturelle.

Pensez à des exemples célèbres : le « Pajero » de Mitsubishi est devenu « Montero » dans les pays hispanophones où le mot original est une insulte. Sans aller jusqu’à ces extrêmes, il est judicieux de vérifier que votre nom de marque, même s’il reste en français, ne crée pas de frein involontaire auprès d’une clientèle anglophone. Cela peut impliquer de tester sa prononciation, de vérifier s’il n’a pas de double sens ou d’envisager un nom de marque distinct pour les marchés majoritairement anglophones.

Cette réflexion stratégique sur la marque est d’autant plus importante que les erreurs de conformité linguistique, même involontaires, peuvent coûter cher. La Loi 96 a renforcé l’arsenal de l’OQLF, et les sanctions prévues varient de 3 000 $ à 30 000 $ par infraction, des montants qui peuvent doubler ou tripler en cas de récidive. Investir dans une adaptation de marque intelligente est non seulement une bonne pratique marketing, mais aussi une forme de gestion du risque financier. Il s’agit de s’assurer que votre identité est à la fois conforme, respectueuse et commercialement efficace dans tous les contextes linguistiques où vous opérez.

Comment préparer votre conseil d’administration aux nouvelles attentes de diversité et d’éthique ?

La conformité à la Loi 96 n’est pas seulement une affaire opérationnelle ; c’est un enjeu de gouvernance qui doit être porté au plus haut niveau de l’entreprise : le conseil d’administration (CA). Les membres du CA doivent comprendre que la francisation est désormais un élément central de la gestion des risques, de l’éthique et de la stratégie d’entreprise au Québec. Il ne s’agit plus d’une simple ligne de coût, mais d’un investissement dans la pérennité de l’organisation sur ce marché. Selon des estimations conservatrices, les coûts totaux de francisation pour les PME pourraient osciller entre 9,5 et 24,5 millions de dollars, un chiffre qui justifie une surveillance au niveau du CA.

Préparer le conseil d’administration, c’est d’abord lui fournir les bons outils de pilotage. Des indicateurs de performance clés (KPIs) doivent être mis en place et suivis régulièrement pour mesurer l’avancement de la démarche de francisation. Cela transforme un concept abstrait (« être conforme ») en objectifs mesurables et concrets, permettant au CA d’exercer son rôle de supervision de manière éclairée.

Voici un exemple d’indicateurs de conformité qui devraient être présentés et discutés au conseil d’administration :

En fin de compte, le CA doit porter une vision qui dépasse la contrainte légale. Comme le résume parfaitement Francisation Québec : « La francisation n’est pas une charge. C’est un acte de gestion proactive, qui améliore la communication, favorise l’engagement et assure la conformité légale ». C’est cette perspective stratégique que la direction doit insuffler à toute l’organisation.

Mettre en place une stratégie de francisation robuste n’est plus une option, mais une nécessité pour toute entreprise souhaitant prospérer au Québec. En adoptant une approche proactive et documentée, vous transformez une contrainte légale en un levier de performance et d’intégration. L’étape suivante consiste à passer de la théorie à la pratique en initiant un audit complet de votre conformité actuelle.